Anasayfa / TİCARİ BASKI VE KİTAP / Değerlendirmeler, Platformlar ve İş Akışıyla Para Kazanmak

Değerlendirmeler, Platformlar ve İş Akışıyla Para Kazanmak

Baskı tesisinizde gün boyunca yaptığınız en pahalı şeyler müşterilerle konuşmak ve ürettikleri şeylere dokunmak. Yaptıkları i̇şi daha iyi anlamak için müşterilerle konuşuyor, prepress ya da diğer aşamalarda yapılan işleri inceleyerek müşterinin istediğinin kâğıda aktarıldığından emin olmaya çalışıyorsunuz. Ama her bir diyalog ve her bir dokunuşun finansal bir etkisi var. Sürece yardımcı olması için iş akışı araçlarına güveniyorsunuz; birçok şirkette ise devam eden işleri takip etmek ve gerekli bilgileri toplamak için excel’ler, beyaz tahtalar, yapışkan notlar kullanılıyor. Tabi ki bu doğal! Ama daha fazla konuştukça ve dokundukça, daha çok para kaybediyorsunuz.

PAT MCGREW

İş akışı, mümkün olan en fazla işi mümkün olan en düşük maliyetle yapmanızı mümkün kılan altyapılar olmalıdır. Ama belli bir ihtiyacı, çeşitli iş türlerini yapmak için düzenlenen çözümler zaman içinde zayıf kalmaya ve etkisizleşmeye başlar. İyi niyetli ekip üyeleri ek adımlar ekler, bazı adımları atlar ve i̇ş akışı yazılımının takip edemediği şeyleri takip etmek için Excel dosyaları kullanmaya başlarlar. Bir de bakarsınız ki iş akışınız kayıt edilmeyen, birbirinden bağlantısız birçok adımdan oluşuyor ve verimliliğini kaybetmiş. Çalışmalarınızın artık verimli değil de, birçok engelleri aşarak devam eden bir süreç haline geldiğini nasıl anlarsınız? Öyleyse yeni bir sisteme para vermeden önce elinizdekine bir bakın ve daha sonra da sizi daha verimli hale getirecek yeni çözümleri inceleyin.

Geleceğe dair planlama yapmak için gerekli değerlendirmeleri yapmak

Baskı dünyasında iş akışı çok fazla önem gören bir konu değildir. Bazıları iş akışı yazılımını gereken ama istenmeyen bir detay olarak görür. Kurulum zorluğundan, anlaması zor kullanıcı ara yüzlerine kadar, çeşitli konularda birçok şikâyet vardır. Bu şikâyetlerin kimi haklı çünkü bu yazılımlar tüm sektöre satılmasına rağmen aslında ilk başta sadece spesifik bir matbaa konfigürasyonuna göre dizayn edilmişti. Buna son yıllarda yaşanan baskı üretimi değişikliklerini de eklerseniz, yüklenen iş akışının bugünün yapılan işlere tam da uygun olduğunu söyleyemeyiz.

 

Mevcut baskı işlerinize uymayan bir iş akışınızın olduğunun bazı belirtileri şunlardır:

1.Kısa tiraj/küçük sipariş işlerini üretime alıp fatura aşamasına geçmede giderek daha fazla zorlanma.

2.İş kâr marjlarını etkileyen mesai değişikliklerinde giderek artış.

3.Manüel işlem gerektiren otomasyon çözümleri.

4.Kimsenin kullanmadığı yazılımlar

5.Aynı işlem için fazla sayıda süreç olması.

 

Bunlardan herhangi biri size zamana ve paraya mal olmaya yeter ancak biriktikçe kârlılığınızı ciddi anlamda etkileyebilirler. Ne yazık ki bu problemler kendi kendine çözülemez; zaten zorla çalışan bir iş akışının üzerine daha fazla yazılım eklemeye çalışmak ise alttaki gerçek sorunu çözmeden maliyeti daha da arttırmak anlamına gelir.

Yeni bir iş akışı çözümüne para vermeden önce bir değerlendirme yapın. Bu operasyonel mükemmeliyete ulaşmada başlangıç noktası olarak birçok iş akışı uzmanı tarafından önerilen bir adımdır. Önünüze beyaz bir sayfa alın. En fazla yaptığınız iş tipini belirleyin, ekipmanlarınızı ve yazılımınızı listeleyin. Eğer bir varlık listeniz varsa bunlarla başlayın ama sonradan üzerinde değişiklikler yapabileceğinizi unutmayın. Bir sonraki adım ise bir baskı işine başladığınınız nokta olacak.

 

Bazı kuruluşlar web’den-baskıya çözümlerini kullanmaya başladılar, çoğu ise hala telefonla ya da satışçıları üzerinden sipariş almaya devam ediyorlar. Kullandığınız birden fazla web’den baskıya çözümü, ayrıca çalıştığınız satışçılara bağlı olmak üzere farklı metotlarınız olabilir. İş alma şekillerinizi de yazmayı unutmayın çünkü yapılan anketlerde en zorlu kısımlardan birisinin bu olduğu anlaşılıyor.

 

İşleri nasıl aldığınızı belirledikten sonra gelen iş türlerini inceleyin. İstekleri teyit etmek, kâğıt türünü belirlemek, teslimattaki beklentileri karşılamak için müşterilerinize kaç kere telefon açmanız gerekiyor? İşler prepress ve ön onay aşamalarına geçerken eksiklikler nedeniyle kaç iade oluyor? Herkes iş akışı çözümlerini kullanıyor mu yoksa kendilerine özel excel’leri ya da defterleri mi var? İşlerin takvimini inceleyin ve yeniden yapılan iş sayısına bakın. Basılmış ama cilt bekleyen işler var mı? Gördüğünüz her şeyi kaydedin.

Şimdi varlık listenize gidin ve kurulu olan yazılıma bakın ve kullanılmakta olan yazılımla karşılaştırın. Bakımı hala bakımı için para verdiğiniz kullanılmayan yazılım paketleriniz var mı? İşte size birkaç tasarruf yolu. Kurulu olan her bir yazılım aracına bakarak nerede kullanıldığını ve iş akışı sürecinde nasıl hareket ettiğini tespit edin. Basım üretimi iş akışınızı bu şekilde tekrardan öğrendikten sonra trendleri ve yeni teknolojileri inceleyerek sisteminizdeki tıkanıklıkları ortaya çıkarma ve iş akışınızı kullanarak daha fazla para kazanma zamanı gelmiş demektir.

 

İş akışı platformunuzu inşa edin

2016 drupa’dan bu yana iş akışı çözümleri, cloud-based sistemler, teslimat ve ödemelerde abonelik gibi modellerden faydalanmaya başladı. Böylece şirkete özel bir akışa izin verecek iş akışı mimarisi doğdu. Birbirinden farklı birçok yazılım aracının bir iş akışında birlikte çalışmasını sağlayan platformların ciddi avantajları vardır. Örneğin Enfocus Switch 70’den fazla uygulamanın entegre edilebildiği bir platform. CloudPrinter’dan elyazısı üreticilerine, PDF araçları ve metadata yüklenme uygulamalarına, Switch platformu, iş akışı mimarlarına üretim iş akışının büyük segmentlerini optimize edecek araçlar sağlıyor.

HP de, drupa 2016’da tanıtılan PrintOS platformuyla benzer bir yaklaşım sunuyor ve PrintOS piyasasına eklenen yeni çözümlerle platformunun etkinlik alanını genişletmeye devam ediyor. Bu platformların tanımlayıcı özelliği kullanılan uygulamaların, platforma entegrasyonda tanınmış uygulama programlama arayüzleri (API) kullanmaları. Bu da bir aracı almaya karar vermeden önce deneyebilmeyi mümkün kılıyor. Önde gelen iş akışı satıcıları yeni platformlar üretmeye ve mevcut platformlara eklenti olarak yeni araçlar geliştirmeye devam edecekler.

 

Keypoint Intelligence’dan Üretim İş Akışı Müdürü Ryan McAbee şöyle anlatıyor: “Endüstri geliştikçe ve ambalaj gibi analog işlemleri fazla olan segmentler dijital dönüşüme başladıkça iş akışı platformlarına duyulan ihtiyaç daha da artacak. Nihai baskı metodu ne olursa olsun tüm uygulama tipleri ön onaydan renk yönetimine kadar, iyi tanımlanmış iş akışı adımlarına ihtiyaç duyarlar. Baskı iş akışı platformları da, siparişleri tek bir sistem içinde zekice işleyebilen ve yönlendirebilen genel iş akışları üretmek için sınıfının en iyisi bileşenleri kullanır ve değişen endüstri ihtiyaçlarını destekler.”

Üretim matbaacıları, baskı alıcılarını baskı üreticileriyle bir araya getiren baskı özelleştirme platformlarına da dikkat etmelidir. Cimpress, Cloudprinter, Gelato, ve InkRouter gibi şirketler, farklı yeteneklere sahip baskı sunucularına ulaşmayı kolaylaştıran ve teslimat lokasyonlarını neredeyse her yere taşıyabilen global ağ platformları geliştirdiler.

Eğer platforma henüz hazır değilseniz, her bir touchpoint’te işler hakkında verileri toplayabilen ve bu bilgileri üretim panolarına gönderen mevcut ortamınıza entegre edilebilecek araçlar ve yazılımlar arayın. Modern matbaalarda kâr marjlarının korunması için her bir işin her bir maliyetini detaylı olarak tespit edebilmek çok önemlidir. Alışveriş listesinizi drupa 2021’e getirin ve hem bağımsız yazılım sunucuları hem de ortak çözümleriyle görüşün. Şirketiniz büyüdükçe yazılımın da adapte olup olamayacağını sorun, örnekler vermelerini isteyin. Birkaç dakikanızı ayırıp ilgili dokümanları okumak son derece faydalı olabilir.

 

İş akışından para kazanmak

İyi tasarlanmış bir iş akışının özelliği sadece gereken yazılım araçlarına sahip olması ve üretim ve yönetim panolarına kullanılabilir verileri sağlamasıdır. Zaman ilerledikçe yeni ürünler ve yeni baskı ve mücellit teknolojilerine adapte olacak şekilde ölçeklendirilebilir olmalıdır. Ayrıca gereksiz maliyetler, gereksiz touchpoint ve gereksiz işlemleri ortadan kaldıran bir altyapı sunar.

 

İş akışı, 2019 InfoTrends Avrupa’da Yazılıma Yatırım raporunda en önemsenmeyen 1.4 milyon avroluk bir maliyet merkezi olarak yer aldı. Amaç bu merkezi, prepress aktivitelerini aktif bir şekilde yöneterek bir kâr merkezine dönüştürmek. Eğer birden fazla web-to-print ve dosya tutma portallarınız varsa, bunların hepsini birleştirmek iyi bir fikir olabilir. Ölçeklendirilebilir ve güvenilir olmalıdır.

 

Eğer işler emaille ya da FTP ile geliyorsa, otomasyon zor olabilir. En iyi çözümler, müşterilerin işlerini yüklemesine izin veren ve dosyaları otomatik olarak kontrol edip tüm iş spesifikasyonlarının eksiksiz olduğunu garantileyen çözümlerdir. Sadece bu bile size saatlerce zaman kazandırabilir. Daha sofistike çözümler belirleyeceğiniz kurallar çerçevesinde işleri otomatik olarak yönlendirebilir ve yine süreçte gereksiz hale gelen insanları tespit edebilirsiniz.

 

Ancak bu çözümlerin her biri için iş süreçlerinizi iyi anlamalısınız. Bunu yaptığınızda maliyet tasarrufları hemen başlayacaktır. İş akışınızdan işte böyle para kazanırsınız:  orada olmaması gereken maliyetleri ortadan kaldırarak. PrintMIS çözümleriniz, ERP çözümleriniz, onay yönetim sistemleri ve diğer benzerlerinize de aynı gözle bakarak tüm gereksiz maliyetleri ortadan kaldırın.

 

Bir sonraki adım

drupa’nın önemi şuradan kaynaklanıyor: her çözüm sunucusu orada olacak. Fuarda geçireceğiniz zamanınızı planlarken en az bir gününüzü yazılım sunucularıyla konuşmaya ayırmayı unutmayın. Ne tür problemler yaşadığınızı, iş akışınızla ilgili şikayetlerinizi anlatmayı unutmayın. Emin olun bu satıcılar bu şikayetlerin hepsini duydu ve iş akışınızı bir baş belasından finansal başarının anahtarı olmaya götürecek çözüm yolları sunmaya hazırlar.

 

 

 

#drupa #InfoTrends #PrintOS  #PrintMIS #ERP #touchpoint #fuar

İnceleyin

Mimaki’nin Kebap Seçeneğini Keşfedin!

Mimaki’nin yuvarlak nesnelere baskı yapmak için geliştirdiği Kebap opsiyonunun adını Döner Kebap’tan aldığını duymuştunuz değil ...